Privacyverklaring

Deze verklaring beschrijft hoe E-MR omgaat met persoonsgegevens in de webapp (e-mr.nl) en de mobiele app voor iPhone. Zij geldt voor iedereen die E-MR gebruikt: leden van een medezeggenschapsraad, personeelsleden, directieleden en overige genodigden.

1. Wie is waarvoor verantwoordelijk?

E-MR wordt afgenomen door scholen en schoolbesturen. Zij bepalen welke gegevens in het platform worden vastgelegd en met welk doel, en zijn daarmee verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG. E-MR levert de software en verwerkt de gegevens uitsluitend in opdracht van de school; wij zijn verwerker.

Wilt u weten waarom uw school bepaalde gegevens vastlegt of hoe lang zij die bewaart, richt uw vraag dan aan uw school of schoolbestuur. Voor vragen over de software zelf kunt u bij ons terecht — zie Contact.

2. Welke gegevens verwerken wij?

3. De mobiele app

De app verwerkt een paar dingen die de webapp niet doet:

• Push-notificaties. Zet u die aan, dan slaan wij een notificatietoken van uw toestel op. Dat token identificeert het toestel, niet u persoonlijk. U kunt notificaties op elk moment uitzetten in de iOS-instellingen; het token wordt verwijderd zodra u uitlogt.
• De inhoud van notificaties bevat nooit persoonsgegevens.Een melding zegt bijvoorbeeld “Nieuwe vergadering beschikbaar” en bevat verder alleen een verwijzing; de app haalt de details pas op nadat u de melding opent. Zo staat er nooit vertrouwelijke informatie op uw vergrendelscherm.
• Face ID en Touch ID. Gebruikt u de vergrendeling, dan verwerkt uw iPhone die controle volledig lokaal. Wij ontvangen geen biometrische gegevens en kunnen die ook niet opvragen.
• Camera. Alleen als u zelf een document fotografeert. De foto gaat rechtstreeks naar het betreffende agendapunt; er is geen toegang tot uw fotobibliotheek zonder dat u die geeft.
• Agenda.Alleen als u zelf op “in agenda zetten” tikt. De app vraagt uitsluitend schrijfrechten en leest uw agenda niet.

De app bevat geen tracking, geen advertentie-identificatie (IDFA) en geen analytics van derden. U krijgt daarom ook geen toestemmingsvraag voor tracking te zien.

4. Waar staan de gegevens?

Alle gegevens staan op servers binnen de Europese Economische Ruimte. De database draait in Frankfurt, documenten worden opgeslagen in Frankfurt of Parijs. Gegevens van verschillende scholen en raden zijn op databaseniveau strikt van elkaar gescheiden.

Voor push-notificaties naar iPhones maken wij gebruik van Apple Push Notification service. Dat is onvermijdelijk voor notificaties op iOS. Zoals hierboven beschreven bevat zo’n bericht geen persoonsgegevens.

5. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Uw account- en lidmaatschapsgegevens bewaren wij zolang u lid bent van een raad. Verwijdert u uw account, dan worden uw naam, e-mailadres, profielfoto, notificatievoorkeuren en persoonlijke agenda-feed direct gewist.

Notulen, besluitenlijsten en aanwezigheidsregistratie blijven wél bestaan, maar geanonimiseerd. Samen vormen die het medezeggenschapsdossier: een vastgesteld verslag van besluitvorming waarop de raad, de school en derden zich kunnen beroepen. Dat verslag mag niet achteraf veranderen doordat één lid vertrekt. Uw bijdragen blijven dus bewaard, maar zijn niet meer naar u herleidbaar — uw naam is dan vervangen door “Verwijderd lid”.

6. Uw rechten

U heeft recht op inzage, rectificatie, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Omdat uw school verwerkingsverantwoordelijke is, dient u een verzoek in bij uw school of schoolbestuur; wij ondersteunen hen daarbij.

Zelf uw account verwijderen

Daarvoor hoeft u geen verzoek in te dienen. Ga in de webapp of de mobiele app naar Instellingen → Account verwijderen. Uw persoonsgegevens worden direct gewist, uw toegang tot alle raden vervalt en uw persoonlijke agenda-feed werkt onmiddellijk niet meer.

Eén uitzondering: bent u de enige voorzitter of secretaris van een raad, dan vragen wij u die rol eerst over te dragen. Zonder voorzitter of secretaris kan niemand in die raad nog vergaderingen plannen of leden beheren.

7. Beveiliging

• Versleutelde verbindingen (TLS) voor al het verkeer
• Versleuteling van opgeslagen gegevens bij de opslagproviders
• Scheiding van gegevens per raad op databaseniveau, zodat gegevens van verschillende scholen elkaar niet kunnen raken
• Toegang op basis van rollen binnen de raad
• Logging van beheerhandelingen

8. Cookies

E-MR gebruikt uitsluitend functionele cookies die nodig zijn om ingelogd te blijven en uw voorkeuren te onthouden. Wij plaatsen geen trackingcookies en gebruiken geen advertentienetwerken.

9. Klacht indienen

Bent u het oneens met hoe uw gegevens worden verwerkt, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

10. Contact

Zie de contactpagina.